Jak zadbać o płynność w czasach kryzysu?

Firmy mające ograniczony dostęp do kredytów bankowych i jednocześnie niższą ściągalność własnych należności, mogą zacząć stosować politykę opóźniania płatności swoim kontrahentom.

Będąc wierzycielem, trzeba potrafić rozpoznać takie sytuacje, gdyż zaniedbania w tym zakresie mogą doprowadzić wprost do upadłości. W warunkach rosnącego zagrożenia, gdy banki ograniczają akcje kredytowe, zwiększają koszty obsługi już przyznanych środków pieniężnych lub wypowiadają bieżące umowy przedsiębiorcom, wierzyciele bardziej niż kiedykolwiek powinni zadbać o terminowy spływ należności od swoich dłużników!

Symptomy problemów finansowych

Wg Coface - jednego z największych ubezpieczycieli kredytu kupieckiego - kryzys kredytowy oznacza drastyczny wzrost liczby upadłości przedsiębiorstw. W pośredni sposób odzwierciedla się to przede wszystkim we wzroście liczby zgłoszeń przeterminowanych należności kierowanych przez ubezpieczonych klientów do windykacji. Badania Coface pokazują, iż na świecie liczba ta wzrosła w ciągu trzeciego kwartału o ok. 80%! W Polsce sytuacja gospodarcza stopniowo pogarsza się, choć spowolnienie nie dotknęło nas jeszcze w takim stopniu jak kraje Europy Zachodniej, czy Stany Zjednoczone. Wg Coface, od połowy roku daje się jednak odczuć pogorszenie dyscypliny płatniczej szczególnie w branżach blisko związanych z budownictwem.

W normalnych warunkach gospodarczych opóźnienia w płatnościach były pierwszym symptomem problemów finansowych, które można było zaobserwować już na 6 miesięcy przed upadłością. W obecnych warunkach należy się jednak spodziewać skrócenia tego okresu. Z tego powodu firmy powinny wykazać się szczególną (wzmożoną) ostrożnością prowadząc działania wyprzedzające.

Wobec powyższego, jednym z kluczowych zadań, jakie powinien podjąć zarząd jest aktualizacja polityki kredytowej firmy. Decyzja ta, mająca charakter bardziej finansowy niż handlowy, powinna z wyprzedzeniem zabezpieczyć interesy wierzycieli.

W obliczu trudności z realizacją założonego poziomu sprzedaży można się spodziewać, że działy sprzedaży będą pod coraz większą presją odbiorców oczekujących wydłużania terminów płatności. Niestety, zbyt "przyjazna" polityka kredytowa wobec klientów może być źródłem naszych własnych problemów i w konsekwencji może doprowadzić do zachwiania, bądź utraty naszej płynności finansowej.

Sytuacja dostawcy

Kredyt kupiecki jest jednym z trzech głównych źródeł finansowania, obok kredytów bankowych i kapitału własnego. Można przyjąć, że dostawcy kredytują ponad 80% wszystkich transakcji na rynku B2B. Tymczasem, to właśnie oni znajdują się w najbardziej niekorzystnej sytuacji pod względem dostępu do informacji finansowych kontrahentów oraz oceny ryzyka kredytowego. Nie posiadają takiego dostępu do informacji finansowych jak np. akcjonariusze, czy banki. Ponadto niejednokrotnie nie dysponują odpowiednimi instrumentami do oceny wiarygodności kontrahentów. Z tego powodu, to właśnie dostawcy ponoszą szczególnie wysokie ryzyko finansowe braku zapłaty za towar.

Praktyka pokazuje, że wielu dostawców nie rozwinęło jeszcze skutecznych metod zarządzania ryzykiem i prewencji jak profesjonalne działy oceny limitów kredytowych, czy też w windykacji.

Na jakich działaniach warto się skoncentrować?

Warto dokonać przeglądu: 

• procesów weryfikacji i badania zdolności kontrahentów; 
• udzielonych już limitów i stopnia autoryzacji decyzji; 
• procesów monitoringu płatności i procedur windykacyjnych. 

Etapy procesu zarządzania ryzykiem i prewencji 

Pozyskanie klienta --> analiza kredytowa --> decyzja ws. limitu kredytowego --> administracja --> monitorowanie --> windykacja --> zakończenie umowy. 

Podział kontrahentów ze względu na wolumen zakupów i terminowość regulowania zobowiązań

Wysoki poziom niepewności na rynku przypomniał menedżerom o konieczności wzmożonego monitoringu. Nie dotyczy to tylko kontrahentów przypisanych do Grupy III, która na co dzień powinna być pod szczególnym nadzorem. Dotyczy także dłużników z Grupy I.

Natomiast od kontrahentów z Grupy IV należy wymagać przedpłat!

Należy pamiętać, iż niespodziewane problemy klientów o ustabilizowanej dotychczas sytuacji finansowej, którzy stali się ofiarami "efektu domina", tzn. popadli w tarapaty finansowe na skutek niewypłacalności ich własnych klientów, mogą się stać źródłem poważnych problemów również dla nas. Dlatego miejmy uszy i oczy szeroko otwarte!

Monitoring płatności i procedur windykacyjnych

W ramach monitoringu należy podejmować działania jeszcze przed upływem terminu wymagalności zapłaty!

Należy pamiętać o wykorzystaniu najskuteczniejszego i najtańszego narzędzia, jakim jest telefon, w celu sprawdzenia, czy faktura już dotarła i czy klient potwierdza zamiar dokonania płatności. W przypadku braku płatności w terminie, należy konsekwentnie realizować kolejne kroki windykacyjne.

Poniżej znajduje się lista standardowych pytań, które w okresie niepewności gospodarczej i szybkich zmian nabierają szczególnego znaczenia.

Czy istnieje odbiorca i kto nim jest?

Podstawowe źródła informacji to KRS, dane bezpośrednio otrzymane od klienta, informacje zebrane przez przedstawicieli handlowych, a także informacje uzyskane z wywiadowi gospodarczych.

Potwierdzenie rejestracji spółki w KRS i jej aktualnej sytuacji rzeczowej jest dostępne bezpłatnie w niektórych serwisach www. Kompletne raporty o firmie można już kupić za ok. 10 zł za raport. W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, można poprosić zainteresowanego. W zależności od ponoszonego ryzyka, aby przedstawił przynajmniej podstawowe informacje z Biura Informacji Kredytowej. Informacji tych wierzyciel nie uzyska samodzielnie, gdyż zawierają dane z banków i o ujawnieniu ich może zdecydować tylko sam zainteresowany.

Jaka jest sytuacja finansowa odbiorcy i czy wywiązuje się ze zobowiązań płatniczych?

Należy analizować bieżące dane odbiorców, gdyż dane za lata poprzednie pokazują "historię", a nie aktualną sytuację danego przedsiębiorstwa. Warto również zasięgnąć informacji z "poczty pantoflowej". Ponadto nie należy zapominać o regularnym aktualizowaniu informacji!

Im wyższy kredyt tym zakres informacji powinien być szerszy. Dobór źródeł, z uwagi na koszty i czasochłonność, powinien być dostosowany do wartości kontraktu. Należy pamiętać, że obowiązkiem wierzyciela jest wskazanie i ustalenie majątku dłużnika. Lepiej zrobić to zawczasu i zadbać zarówno o same informacje, jak i stosowne zabezpieczenia.

Jak się zachowuje? Kiedy nam zapłaci?

Należy obserwować historię poprzednich płatności, analizować informacje o branży kontrahenta, korzystać z branżowych projektów wymiany danych i wreszcie weryfikować na bieżąco bazy dłużników Biur Informacji Gospodarczych.