Każdy dysponuje dokładnie taką samą ilością czasu. 24 godzinami, 1440 minutami i 86 400 sekundami dziennie. Różnice pomiędzy poszczególnymi osobami w efektywności wynikają z tego, w jaki sposób czas ten jest przez nich wykorzystywany.
Badania z zakresu psychologii poznawczej i neurobiologii potwierdzają, że mózg nie jest przystosowany do ciągłego przełączania uwagi. Każda zmiana zadania wiąże się z kosztami poznawczymi, które realnie obniżają produktywność i utrudniają utrzymanie koncentracji.
American Psychological Association wskazuje, że nawet krótka zmiana aktywności powoduje mentalny blok, który może pochłonąć do 40 % produktywnego czasu. Podobne wnioski przedstawia opracowanie Wake Forest University, w którym podkreślono, że szybkie przełączanie zadań, a nie rzeczywiste wykonywanie kilku jednocześnie, prowadzi do wyraźnego spadku efektywności.
Dzieje się tak, ponieważ mózg potrzebuje dodatkowego czasu, by ponownie skupić uwagę i odzyskać rytm pracy.
Koncepcja lejka skupienia została stworzona w odpowiedzi na rosnące tempo pracy i przeciążenie informacyjne. Tradycyjne zarządzanie czasem koncentruje się na planowaniu i ustalaniu priorytetów.
Rory Vaden - współzałożyciel Brand Builders Group i twórca koncepcji lejka, zauważył, że tradycyjne metody zarządzania czasem przestają być skuteczne w środowisku, gdzie liczba zadań rośnie szybciej niż możliwości ich realizacji.
Jego lejek skupienia oferuje strategię filtrowania zadań tak, by eliminować to, co zbędne, automatyzować to, co powtarzalne, i delegować to, co nie wymaga osobistego zaangażowania. Dzięki temu energia i uwaga mogą zostać skierowane na działania strategiczne, a nie jedynie operacyjne.
Technika ma na celu zmianę sposobu myślenia z „robienia więcej” na robienie właściwych rzeczy we właściwym czasie. Kluczowym elementem jest inwestowanie czasu w działania, które w przyszłości przyniosą jego oszczędność.
Lejek skupienia stanowi praktyczne narzędzie wspierające proces podejmowania decyzji dotyczących zarządzania zadaniami i uwagą. Jego celem jest systematyczne filtrowanie obowiązków w taki sposób, aby maksymalnie skoncentrować się na działaniach o najwyższej wartości i zminimalizować czas poświęcany na czynności drugorzędne.
Proces składa się z kilku logicznie ułożonych etapów.
Pierwszym krokiem jest ocena, czy dane zadanie rzeczywiście musi być wykonane. Elementy nieprzynoszące wartości należy usunąć. Pozwala to odzyskać czas, zanim zostanie on pochłonięty przez mało istotne działania.
Przykład: skrócenie lub rezygnacja z cyklicznego spotkania, które nie generuje efektów.
Jeśli zadanie nie może zostać wyeliminowane, warto rozważyć jego automatyzację. Stworzenie procesu, który działa samodzielnie, uwalnia zasoby w przyszłości. Automatyzacja jest inwestycją, która z czasem się zwraca, zmniejszając liczbę powtarzalnych czynności.
Przykład: automatyczne przypomnienia, planowanie publikacji, generowanie raportów.
W sytuacji, gdy automatyzacja nie jest możliwa, kolejnym krokiem jest delegowanie. Przekazanie obowiązków innym osobom pozwala skoncentrować się na działaniach kluczowych. Choć może pojawić się obawa o jakość wykonania, z czasem delegowane zadania mogą być realizowane z równą lub większą skutecznością.
Przykład: przekazanie powtarzalnych zadań administracyjnych członkom zespołu.
Nie każde zadanie wymaga natychmiastowej reakcji. W obecnym środowisku pracy kluczowe staje się umiejętne odróżnianie tego, co pilne, od tego, co naprawdę ważne. Odkładanie zadań nie musi oznaczać zaniedbania — często jest świadomą strategią, która pozwala skoncentrować zasoby tam, gdzie przynoszą one największy efekt.
Niektóre działania tracą na znaczeniu z upływem czasu lub rozwiązują się samoczynnie, dlatego celowe przesunięcie ich w czasie bywa korzystne. Z kolei jasno określone priorytety umożliwiają skupienie energii na czynnościach kluczowych dla osiągania celów strategicznych. W ten sposób lejek skupienia wspiera nie tylko zarządzanie zadaniami, ale także budowanie bardziej przemyślanej i efektywnej organizacji pracy.
Koncepcja lejka skupienia często zestawiana jest z innym popularnym narzędziem, jakim jest matryca Eisenhowera. Obie metody służą temu samemu celowi: lepszemu zarządzaniu czasem i zadaniami. Jednak różnią się podejściem i zakresem działania.
Matryca Eisenhowera koncentruje się przede wszystkim na klasyfikacji zadań według pilności i ważności, dzieląc je na cztery kategorie:
To narzędzie wspiera podejmowanie decyzji dotyczących bieżących priorytetów i krótkoterminowego planowania.
Lejek skupienia działa natomiast w szerszej perspektywie. Oprócz klasyfikacji uwzględnia strategiczne podejście do gospodarowania uwagą i czasem w dłuższym horyzoncie. Kluczową rolę odgrywa w nim eliminacja zadań, automatyzacja procesów, delegowanie obowiązków oraz świadome odkładanie działań o mniejszym znaczeniu. Technika ta pozwala nie tylko lepiej reagować „tu i teraz”, ale również inwestować czas w sposób, który przynosi korzyści w przyszłości.
W planowaniu swoich działań obie metody ostatecznie być wykorzystywane jednocześnie. W dodatku będą się one wzajemnie uzupełniać:
Zastosowanie obu podejść jednocześnie pozwala zbudować spójny system zarządzania zadaniami łączący bieżącą efektywność z długofalową strategią pracy.
Uwaga jest zasobem, którym można zarządzać. Nadmierna liczba zadań prowadzi do jej rozproszenia, spadku efektywności i utraty kontroli nad czasem. Lejek skupienia pozwala ten zasób chronić, koncentrując energię na działaniach o najwyższym znaczeniu.
Technika ta jest szczególnie ceniona wśród liderów i zespołów zarządzających, ponieważ wspiera podejmowanie bardziej świadomych decyzji oraz pozwala osiągać cele szybciej i z większą klarownością.
W środowisku przepełnionym bodźcami umiejętność skupienia staje się kluczową kompetencją. Lejek skupienia stanowi praktyczne narzędzie, które umożliwia filtrowanie zadań, eliminację zbędnych działań, automatyzację powtarzalnych procesów oraz delegowanie obowiązków.
Zastosowanie tej metody pozwala nie tylko efektywniej wykorzystywać czas, ale również redukować stres i odzyskiwać poczucie kontroli nad własnym dniem.
Ekspresowa sztuka zarządzania. Szefem być. Intensywny warsztat coachingowy dla menedżerów
Francuski Instytut Gospodarki Polska Sp. z o.o.
ul. Filtrowa 75 / 5, 02-032 Warszawa
NIP: 5251562318
KRS: 0000159975
REGON: 012323640
This will close in 0 seconds
