Czy skorzystać ze wsparcia systemu BSC w postaci narzędzia informatycznego?

Zapraszamy do zapoznania się z kolejnym artykułem z cyklu artykułów dotyczących systemu Balanced Scorecard (BSC). W niniejszym artykule spróbujemy odpowiedzieć na pytanie, czy wskazane jest korzystanie ze wsparcia systemu BSC narzędziem informatycznym.

Rysunek 1. Czy system BSC jest wspierany przez rozwiązania informatyczne?

Prawie połowa firm, które wdrożyły BSC (czyli ok. 43% badanych firm) wykorzystuje narzędzia informatyczne w celu zautomatyzowania procesu zbierania, analizy i dystrybucji informacji w tym systemie.

Pozostałe 57% firm, które wdrożyły system BSC nie wykorzystuje jednak takiego narzędzia.Czy jest więc możliwe, aby można było sobie poradzić we wdrażaniu BSC bez wykorzystania żadnego narzędzia informatycznego? Badania pokazują, że zdecydowanie tak. Czy więc aplikacje informatyczne BSC są jedynie gadżetami, które dają nam poczucie materialnej korzyści z wdrożenia BSC?

Obecnie na rynku sporo znanych firm oferuje już narzędzia informatyczne wspomagające zarządzanie w oparciu o BSC (m.in. Microsoft, SAP, CorVu, QPR). Pełna lista certyfikowanych przez BSCol dostawców programów wspierających BSC znajduje się na stronie: www.bscol.com/bsc-online/technology/certified/. Wszystkie aplikacje BSC wymienionych na tej stronie dostawców odpowiadają funkcjonalnym standardom koncepcji BSC wg Kaplana-Nortona. Koszt zakupu oraz wdrożenia takiego oprogramowania (wraz z kosztami serwisu 1 rocznego) w zależności od zakresu i ilości stanowisk może wahać się od: 60.000 zł. do nawet 250.000 zł.

Przy tak znacznym koszcie wdrożenia samego narzędzia informatycznego wspierającego BSC, warto wiedzieć: czy zastosowanie takiego narzędzia jest konieczne i w jakiej sytuacji? Jakie są korzyści z zastosowania takiego narzędzia, a także kiedy rozpocząć wdrożenie aplikacji BSC?

Czy zastosowanie takiego narzędzia jest konieczne i w jakiej sytuacji?

Nasze doświadczenie wskazują, że w miarę wdrażania BSC na kolejnych poziomach organizacji, przychodzi taki moment, że ilość oraz częstotliwość generowanych informacji strategicznych oraz operacyjnych uzasadnia wykorzystanie wspierających systemów informatycznych.

W skrajnych przypadkach, kiedy istniejące w firmie systemy zarządzania informacją oraz wsparcia decyzji nie są zaawansowane, brak wsparcia informatycznego prowadzi do zablokowania możliwości wykorzystania BSC (korek informacyjny). W konsekwencji zaangażowanie kadry we wdrożenie systemu BSC ulega stopniowemu wygaszeniu, a sama karta wyników firmy staje się „wydmuszką”, która tak naprawdę nam ani nie pomaga ani specjalnie nie przeszkadza. Często w naszej praktyce zdarza się, iż nasi klienci deklarują, iż mają BSC. Pytając jednak pracowników danej firmy, dowiadujemy się, iż co prawda gdzieś tam jest to BSC, ale do czego to wykorzystać i po co to nam jest potrzebne nikt nie wie!

Z projektem wdrożenia BSC jest podobnie jak z wdrożeniem jakiegokolwiek produktu. Kampania reklamowa BSC nie może skończyć się na pojedynczej akcji, a raz wypracowana karta będzie niezmienna do końca funkcjonowania przedsiębiorstwa. Dlatego też, warto rozważyć wdrożenie systemu informatycznego jako narzędzia, które utrzymuje poziom zaangażowania pracowników w myślenie o przyszłości firmy nie tylko w perspektywie najbliższych miesięcy, czy roku ale w perspektywie strategicznej.

Reasumując, w firmach gdzie BSC zostało wdrożone na poziomie kadry menedżerskiej (poziom 1-1) wsparcie systemu BSC przez aplikację IT nie jest konieczne. Rolę administracyjną systemem z powodzeniem może pełnić menedżer ds. BSC oraz biuro projektowe. W sytuacji, gdy systemem BSC zaczynamy obejmować już średni szczebel kierowniczy a potem pracowników, wdrożenie aplikacji IT staje się w pełni uzasadnione. Szczególnie jeśli firma ma dosyć złożoną, wielozakładową, czy wielooddziałową strukturę organizacyjną.

Jakie są korzyści z zastosowania aplikacji informatycznych we wdrażaniu systemu BSC?

Podstawową korzyścią, o której wspomnieliśmy powyżej jest utrzymanie wysokiego poziomu zaangażowania pracowników w zarządzanie w oparciu o BSC. Bez tego elementu nie są możliwe do osiągnięcia pełne korzyści z wdrożenia BSC. To dzięki najczęściej platformie internetowej pracownicy mogą śledzić postępy w realizacji celów, a także realizacji projektów strategicznych. Poprzez dostęp on-line do swoich kart celów (oraz kart swoich podwładnych).

Kolejną korzyścią jest połączenie procesu zarządzania projektami z procesem aktualizacji celów firmy i miar ich realizacji. Aplikacje BSC posiadają możliwość integracji modułu BSC z modułami / programami służącymi zarządzaniu projektami, np. MS Project. Dzięki tej integracji, pracownicy mogą na bieżąco dzięki platformie internetowej śledzić stopień realizacji projektów strategicznych. Mogą na bieżąco zarządzać projektami, za które są odpowiedzialni, modyfikować zadania w ramach projektów, mogą również zgłaszać swoje nowe pomysły i inicjatywy wynikające z aktualizacji celów organizacji.

Inną korzyścią jest ułatwienie i skrócenie czasu obiegu informacji w procesie zarządzania strategicznego. Pracownicy otrzymują automatycznie rozsyłane powiadomienia o zebraniach zespołów projektowych, alerty dotyczące zagrożeń w realizacji celów czy też projektów, jak również mają możliwość dyskusji on-line prac związanych z realizacją projektów. Dzięki aplikacjom BSC Istnieje również możliwość automatycznego generowania raportów z realizacji strategii firmy za dany okres oraz wydruku całej dokumentacji systemu BSC.

Kiedy rozpocząć wdrożenie aplikacji BSC?

Wiele firm zaczyna wdrażanie aplikacji BSC równolegle z budową całego systemu. Rozwiązanie to nie jest jednak optymalne. Zwykle aplikacje BSC mają dosyć ubogie moduły związane z budową BSC. Nie wnoszące w zasadzie żadnej wartości dodanej w porównaniu do programu MS PowerPoint. Istnieje co prawda możliwość zbudowania mapy celów, ale aplikacje BSC z reguły nie posiadają żadnego rozwiązania umożliwiającego testowanie związków pomiędzy celami na mapie, czy też spójności pomiędzy mapami celów na poszczególnych poziomach kaskadowania.

Z naszej praktyki wynika, iż dla firm o średniej wielkości najbardziej optymalnym momentem wdrożenia aplikacji informatycznej wspierającej zarządzanie w oparciu o BSC jest połowa okresu pilotażowego BSC. Przypomnę tu tylko, iż poprzedza go faza budowy i faza wdrożenia systemu BSC. Dopiero po tych fazach rozpoczyna się okres, zwykle 6-miesięczny pilotażowy BSC, w którym testujemy cały system i nie rzadko modyfikujemy go. Dopiero w momencie, gdy mamy pewność co do przyjętych zasad funkcjonowania naszego docelowego systemu BSC powinniśmy przenieść go na aplikację informatyczną i zasilić ją danymi.

Reasumując można sobie łatwo poradzić we wdrażaniu BSC bez wykorzystania żadnego narzędzia informatycznego jeśli nasze BSC ma zasięg ograniczony do poziomu 1-1 (karty wyników działów/procesów). Jeżeli natomiast zaczynamy obejmować niższe szczeble w organizacji to wykorzystanie aplikacji informatycznej wspierającej zarządzanie w oparciu o BSC wydaje się być jak najbardziej uzasadnione, sprzyjające osiągnięciu pełnych korzyści z wdrożenia systemu BSC.

Zobacz także: „Jakie są korzyści z wdrożenia BSC?