Jak przygotować prezentację (nie tylko) finansową, która trafi do odbiorców? 10 praktycznych wskazówek

90% wszystkich danych w sieci ma charakter wizualny, a 90% osób zajmujących się biznesem nie ma pojęcia jak wykorzystywać wizualizacje [1]. Wydaje się nieprawdopodobne? Przypomnijmy sobie, ile razy widzieliśmy slajdy przepełnione tekstem, z którego nic nie wynika, może nawet sami takie slajdy stworzyliśmy. PowerPoint to bardzo pożyteczne, ale jednocześnie niebezpieczne narzędzie, dlatego przygotowując kolejną prezentację warto pamiętać o kilku istotnych kwestiach, które pozwolą uniknąć, tzw. „slajdobójstwa” - jak określa to Nancy Duarte [2].

1. Pamiętaj, prezentujesz temat a nie możliwości PowerPointa

Prezentacja biznesowa to nie kino akcji i łatwo przesadzić z efektami specjalnymi. PowerPoint ma dużo różnych możliwości: animacje, grafiki, wzory, kolory, kształty, czcionki, ale odbiorcy nie muszą wiedzieć, czy znasz je wszystkie, ważne jest to co masz do przekazania.

2. Wybierz kluczowe dane

W prezentacji zamieść tylko najważniejsze dane – te które ilustrują Twoje wnioski, są dowodem Twojej tezy. Pamiętasz ze szkoły tablice geograficzne czy fizyczne? Owszem są przydatne, ale na slajdzie byłyby niewidoczne. Pełną tabelę możesz wydrukować i rozdać lub wysłać plik w Excelu – będzie bardziej czytelna dla odbiorców.

3. Prezentacja powinna być uporządkowana

Treść jest bardzo ważna, ale łatwiej się skoncentrować na treści, gdy prezentacja jest uporządkowana. Wybierz layout prezentacji – jedną czcionkę, zestaw 3 kolorów. Przygotuj wzorzec slajdów – to ułatwi pracę nad formatowaniem, wszystko będzie wyrównane, schludne i czytelne.

4. Pomyśl, gdzie i w jakich warunkach odbiorcy będą oglądać prezentację

Ciemne tła sprawdzą się, jeśli odbiorcy będą wyświetlać prezentację na ekranach swoich komputerów czy tabletów. Jeśli prezentacja będzie wyświetlana na rzutniku, lepszy będzie wybór białego tła i bardzo ciemnych/ czarnych czcionek. Jeśli sala, w której będziesz prezentował, nie będzie miała odpowiedniego zaciemnienia, ciemne slajdy będą nieczytelne.

5. Obraz wyraża więcej niż tysiąc słów

Jeśli chcesz, aby prezentacja wzbudzała emocje i zapadała w pamięć, dobierz piękne zdjęcia ilustrujące temat, o którym mówisz. Zdjęcia mogą być abstrakcyjne lub dobrane na zasadzie skojarzeń, ale warto abyś skonsultował dobór zdjęć, aby upewnić się, że skojarzenie nie jest zbyt odległe i że przekaz będzie równie zrozumiały dla innych. Dobierając zdjęcia zadbaj, aby było pomiędzy nimi powiązanie – tematyczne i/lub kolorystyczne. Dzięki temu prezentacja będzie spójna i będzie faktycznie prezentacją, a nie zbiorem przypadkowych slajdów. Podstawowe modyfikacje zdjęć możesz wykonać z poziomu PowerPointa, nie musisz mieć programów do obróbki graficznej.

6. Prostota szczytem wyrafinowania

Projektując slajd pamiętaj, że jest gotowy nie wtedy kiedy nie można nic więcej dodać, ale wtedy kiedy nie można już nic odjąć, aby nie utracić jasności przekazu. Usuń więc wszystkie zbędne elementy – np. linie siatki na tle wykresu, a nawet całą oś pionową. Nie bój się przestrzeni na slajdzie, im mniej rozpraszaczy tym silniej zadziała Twój przekaz.

7. Planuj analogowo i obudź w sobie kreatywność

Zamiast zasiadać przed pustą prezentacją, weź kartkę i długopis, wykorzystaj flip-chart lub tablicę. Zastanów się, co chcesz przekazać i jak można to zobrazować. Dopiero później spróbuj przelać swoją ideę na ekran. Jeśli da się ją przedstawić za pomocą gotowych grafik i szablonów – super, ale po co się ograniczać?

8. Pamiętaj o spójności identyfikacji wizualnej firmy

Nawet jeśli przygotowujesz prezentację na spotkanie wewnętrzne, wykorzystaj kolorystykę ze strony internetowej lub z broszur firmowych, zapewnisz dzięki temu spójną identyfikację wizualną. Jeśli kolorystyka firmowa jest mocno ograniczona i zawiera podstawowe barwy np. czarny, szary, granatowy możesz dodać 1-2 kolory akcentujące, które będą pasować do kolorów firmowych, a jednocześnie ożywią prezentację.

9. Bez pracy nie ma kołaczy

Przygotowanie dobrej prezentacji i wystąpienia wymaga dużo czasu, dlatego zacznij przygotowania odpowiednio wcześniej. Pamiętaj, że często nie jesteśmy w stanie oszacować, ile czasu będziemy potrzebowali na dane zadanie. Wydaje nam się, że zrobimy coś w 15 minut, a tymczasem po dwóch godzinach nie jesteśmy nawet w połowie. Zapewnij sobie bufor bezpieczeństwa – oszczędzisz sobie niepotrzebnego stresu. Wystąpienie należy sobie powtarzać, nagrać i zaprezentować zaufanej osobie. Feedback pozwoli Ci na dopracowanie szczegółów.

10.  Zainspiruj się

Inspiracje można czerpać z różnych źródeł. Możesz przeglądać zarówno szablony jak i gotowe prezentacje w Internecie. Książki takich autorów jak: Nancy Duarte, Carmine Gallo i Dan Roam, pomogą gdy będziesz przygotowywać się do ważnego wystąpienia. Zawsze możesz także skorzystać z naszego szkolenia: Profesjonalna prezentacja informacji finansowych.  

[1] Źródło: Dan Roam „Wizualna strona biznesu”
[2] Nancy Duarte – ekspert w zakresie komunikacji wizualnej, autorka książki „Slajdologia”