Delegowanie zadań w firmie – jak przekazywać odpowiedzialność bez utraty kontroli?

Delegowanie zadań i celów to jeden z podstawowych elementów skutecznego zarządzania zespołem. Nie polega jednak wyłącznie na przekazaniu pracownikowi określonego obowiązku. Menedżer powinien najpierw określić, jaki cel ma zostać osiągnięty, a następnie ustalić z pracownikiem oczekiwany rezultat, termin realizacji, zakres samodzielności oraz sposób raportowania postępów. Brak jasnych ustaleń może prowadzić do dwóch problemów. Menedżer zaczyna nadmiernie kontrolować każdy etap pracy albo dowiaduje się o trudnościach dopiero tuż przed upływem terminu. W obu przypadkach cierpi efektywność zespołu, a pracownik nie ma warunków do rozwijania samodzielności. Jak zatem delegować cele, aby zachować kontrolę nad rezultatem, a jednocześnie nie ograniczać odpowiedzialności pracownika?

Delegowanie zadań – co naprawdę przekazujesz pracownikowi?

Delegowanie zadań nie polega na przesunięciu pozycji z własnej listy obowiązków na listę innej osoby. Menedżer przekazuje odpowiedzialność za określony rezultat, zapewnia pracownikowi niezbędne uprawnienia i nadal odpowiada za organizację pracy zespołu. Przed rozmową ustal więc:

• jaki rezultat ma osiągnąć pracownik, zamiast opisywać każdą czynność;
• jaki jest termin realizacji oraz kryteria odbioru;
• które decyzje pracownik może podejmować samodzielnie;
• w jakich sytuacjach powinien skonsultować się z przełożonym;
• kiedy odbędą się punkty kontroli i w jaki sposób pracownik będzie raportować postęp;
• do jakich informacji i zasobów musi mieć dostęp.

Takie podejście sprawia, że delegowanie zadań pracownikom staje się świadomym podziałem odpowiedzialności, a nie próbą odciążenia przełożonego za wszelką cenę.

Jak delegować zadania, aby nie wpaść w mikrozarządzanie?

Jeśli po przekazaniu obowiązku sprawdzasz każdy ruch, poprawiasz sposób wykonania i prosisz o aktualizację przy każdej zmianie, odpowiedzialność pozostaje po Twojej stronie. Pracownik może dojść do wniosku, że bezpieczniej jest czekać na wskazówki niż samodzielnie rozstrzygać. Z drugiej strony całkowite wycofanie się z nadzoru nie jest delegowaniem, lecz pozostawieniem zadania bez umówionych punktów odniesienia. Odpowiedź na pytanie, jak delegować zadania, mieści się pomiędzy tymi skrajnościami: określ rezultat, zakres swobody oraz rytm kontroli, a następnie oceniaj postęp względem ustaleń. Weryfikuj wynik i ryzyko, nie kopiuj własnego sposobu pracy na osobę, której powierzyłeś zadanie.

Skuteczne delegowanie zadań zaczyna się od właściwego wyboru osoby

To samo zadanie może wymagać innego poziomu wsparcia zależnie od doświadczenia pracownika, znajomości tematu oraz konsekwencji ewentualnego błędu. Nie warto przekazywać odpowiedzialności wyłącznie tej osobie, która zwykle wykonuje wszystko najszybciej, bo łatwo stworzyć nierówny podział obciążenia. Przy wyborze uwzględnij kompetencje potrzebne do realizacji, aktualne obowiązki, możliwość rozwoju oraz poziom samodzielności przy podobnych sprawach. Skuteczne delegowanie zadań nie oznacza też przekazywania wyłącznie prostych czynności. Część zadań może poszerzać zakres odpowiedzialności pracownika, jeśli otrzyma on czytelne ramy oraz dostęp do informacji.

Kontrola delegowanych zadań bez odbierania odpowiedzialności

Kontrola nie musi oznaczać ingerencji w każdy etap pracy. Jej celem jest dostarczenie informacji na tyle wcześnie, aby można było zareagować na opóźnienie albo ryzyko dla wyniku. Przy kontroli delegowanych zadań warto:

• przy krótkim zleceniu ograniczyć się do odbioru końcowego;
• przy dłuższym przedsięwzięciu ustalić punkty przeglądu;
• podczas rozmowy pytać o stan realizacji i napotkane przeszkody;
• sprawdzać, jakie decyzje pracownik podjął samodzielnie;
• omawiać kwestie wymagające rozstrzygnięcia przełożonego;
• pozostawić wykonawcy przestrzeń do działania, zachowując dostęp do informacji.

Temat rozwija też szkolenie Ekspresowa sztuka zarządzania. Szefem być. Intensywny warsztat coachingowy dla menedżerów, którego program obejmuje delegowanie celów i zadań, monitoring, kontrolę oraz egzekwowanie rezultatów.

Kiedy szkolenie z delegowania zadań może pomóc menedżerowi?

Problemy z delegowaniem rzadko sprowadzają się do braku wiedzy, że obowiązki należy rozdzielać. Trudność pojawia się podczas rozmowy: jak określić oczekiwania, ile swobody pozostawić, kiedy interweniować i w jaki sposób rozliczyć rezultat bez przejmowania zadania z powrotem. Szkolenie z delegowania zadań pozwala przećwiczyć takie sytuacje i przyjrzeć się własnym nawykom menedżerskim. Szczególnie przydaje się osobom, które zbyt często poprawiają pracę za innych albo zauważają problem dopiero pod koniec terminu. Taki trening może być też użyteczny po awansie na pierwsze stanowisko kierownicze, gdy wcześniejsza biegłość specjalistyczna nie wystarcza już do kierowania cudzą pracą.

Dojrzałe delegowanie wymaga rozdzielenia odpowiedzialności za wykonanie zadania od odpowiedzialności menedżera za sposób zarządzania zespołem. Pracownik powinien wiedzieć, jaki rezultat ma osiągnąć, jaki ma zakres decyzji, jak raportować postęp i kiedy oczekujesz sygnału o problemie. Nie musisz śledzić każdego kroku, lecz potrzebujesz systemu, który pozwoli wychwycić odchylenie przed terminem odbioru. Ustalone punkty kontroli nie odbierają samodzielności i ograniczają potrzebę doraźnych interwencji. Zacznij od zadania, ustal rezultat i granice decyzji, a potem sprawdź, czy podczas realizacji potrafisz pozostać dostępny bez przejmowania steru.