Efektywność organizacji

Zarządzanie efektywnością stanowi kluczowy czynnik dla sprawnego funkcjonowania i rozwoju organizacji. Wskaźniki efektywności pełnią istotną rolę jako narzędzia pomiaru procesów w organizacji, uwzględniając zarówno czynniki wewnętrzne, jak i zewnętrzne. Są one wskaźnikiem elastyczności przedsiębiorstwa w reakcji na zmienne warunki rynkowe, pozwalając na szybką adaptację i optymalne wykorzystanie możliwości lub obronę przed zagrożeniami. Dążenie do zwiększania efektywności organizacji staje się nie tylko kluczowym elementem zarządzania, lecz także istotnym czynnikiem budowania jej konkurencyjnej pozycji na rynku.

Efektywność stanowi istotne kryterium weryfikacji oceny skuteczności, sprawności i wydajności organizacji w realizacji ustalonych celów przez właścicieli. Przedsiębiorstwo może być uznane za efektywne, gdy w pełni wykorzystuje posiadane zasoby do produkcji produktów lub świadczenia usług, na które istnieje popyt, unikając jednocześnie nadmiernego gromadzenia zapasów.

Sposoby pomiaru efektywności

„Czego nie można mierzyć, tym nie można zarządzać”  R. S. Kaplan i D. P. Norton

W perspektywie długoterminowej to właśnie od efektywności funkcjonowania przedsiębiorstwa zależy  jego dalszy rozwój lub upadek. Z tego względu kwestie pomiaru efektywności nie powinny być przekładane na dalszy plan kosztem innych np. bieżących zadań. Wybrane wskaźniki efektywności powinny być weryfikowane regularnie, na bieżąco, a ich wartości porównywane z danymi rynkowymi (benchmarkowane).

Bardzo przydatnym  i szeroko wykorzystywanym narzędziem do efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem są kluczowe wskaźniki efektywności (ang. Key Performance Indicators – KPI). Wskaźniki pomiaru efektywności  powinny być wykorzystywane w każdym obszarze funkcjonalnym organizacji oraz być dostosowane do specyfiki pracy poszczególnych działów. Dzięki takiemu wykorzystaniu są praktycznymi narzędziami kontrolingu.

Cały kunszt wykorzystania sytemu KPI nie polega na mierzeniu wszystkiego. Należy wybrać jedynie najważniejsze procesy i zdarzenia mające kluczowy wpływ na wyniki przedsiębiorstwa. Istota stworzenia systemu KPI polega na wybraniu wskaźników, które będą pomocne w podejmowaniu decyzji strategicznych w najważniejszych obszarach organizacji. Wybór wskaźników odbywa się po określeniu celów strategicznych firmy i kluczowych do monitoringu obszarów.

Tworząc listę wskaźników należy pamiętać aby:

1. Wybrać wskaźniki zarówno finansowe jak i pozafinansowe,
2. Zwrócić uwagę, aby wskaźniki ze sobą nie konkurowały – aby osiągnięcie efektu w jednym punkcie nie powodowało obniżenia efektywności w drugim,
3. Dobierać wskaźniki, które są lub będą dostępne w krótkim czasie,
4. Zweryfikować realny wpływ osób na wskaźniki, którymi mają zarządzać i które mają realizować.

Jak analizować i korzystać ze wskaźników efektywności?

1. Porównanie wartości wskaźnika z założonym celem: Wraz z określeniem konkretnego wskaźnika niezbędne jest ustalenie wartości docelowej, do której wartość KPI powinna dążyć. Realne określenie obecnej sytuacji będzie możliwe tylko poprzez porównanie zmierzonej efektywności do założonego celu.
2. Porównanie ex post: polega na porównaniu obecnej wielkości wskaźnika z wynikiem uzyskanym w obecnym roku bądź, w okresie poprzednim. Pogorszenie wyników w stosunku do roku poprzedniego (czasem również utrzymanie wyniku) jest sygnałem ostrzegawczym.
3. Analiza trendu: Jest kontynuacją analizy ex post. Polega na zestawieniu danych za przynajmniej 3 okresy historyczne i uchwyceniu trendu zmian. W zależności od rodzaju mierzonego wskaźnika pożądany trend może być rosnący, malejący lub stały. Przy analizie trendów pomocna jest wizualizacja danych. Często odpowiednio przedstawiony wykres jest czytelniejszy i łatwiejszy w analizie niż szczegółowy opis. Kluczem jest wybór odpowiedniego wykresu odpowiadającego prezentowanym danym jak również np. wybór skali.
4. Benchmarki: Kolejnym zastosowaniem wskaźników KPI jest porównywanie wyników naszej organizacji do najlepszych praktyk np. najlepszego konkurenta branżowego bądź firmy z innej branży, która jest ekspertem danego procesu, który benchmarkujemy.
5. Porównania wewnętrzne: Nie każdy wskaźnik można zbenchmarkować, dlatego szukając porównań i niejako obiektywnych odniesień wiele korzyści możne przynieść porównanie wewnętrzne z analogicznym wskaźnikiem używanym w innym dziale firmy. Za przykład może posłużyć wskaźnik kosztów pracy na jednego zatrudnionego np. jako stosunek sumy wynagrodzeń działu do ilości zatrudnionych w nim osób. W taki sposób możemy porównać pracę działów wsparcia np. działu finansów i działu HR.

Pomiar efektywności produkcji

W każdym obszarze organizacji efektywność działań możemy mierzyć w oparciu o specjalnie dobrane wskaźniki, które obrazują wybrany obszar i umożliwią jego dokładną ocenę.

Przykładem mogą być wskaźniki efektywności produkcji. Umożliwiają one zidentyfikowanie problemów, które mogą wystąpić w trakcie tego procesu. Jeżeli wynik nawet jednego wskaźnika jest poniżej oczekiwań powinno być to odebrane jako sygnał ostrzegawczy, informujący o możliwości wystąpienia nieprawidłowości w całym obszarze a nawet całej organizacji.

Przykładowe KPI dla obszaru produkcji

Wskaźnik wykorzystania mocy produkcyjnych

Stosunek liczby maszynogodzin wykorzystanych do liczby maszynogodzin normatywnych w danym okresie.

Techniczny Koszt Wytworzenia (TKW) produktu

Wskaźnik obejmujący koszty:

• pozostające w bezpośrednim związku z danym produktem (np. koszty materiałów, płace pracowników produkcyjnych)
• uzasadnioną część kosztów pośrednio związanych z wytworzeniem tego produktu (np. koszty wydziałowe pośrednio produkcyjne tj. amortyzacja i administracja).

Wskaźnik czasu przestoju produkcji z powodu awarii

Jest to stosunek czasu przestojów z powodu awarii do całkowitego czasu pracy parku maszynowego bądź poszczególnej maszyny. Przestoje produkcyjne powodowane awariami są problemem narażającym firmę na wyższe koszty. Podstawowym zadaniem managera odpowiedzialnego za produkcję jest minimalizowanie tego typu przestojów poprzez działania zapobiegawcze np. regularne przeglądy i serwis oraz sprawne zarządzanie zagrożeniem podczas trwania awarii.

Średni czas napraw (ang. MTTR - Mean Time To Repair)

Jest to stosunek czasu przestojów (z powodu awarii) do liczby awarii. Kluczowym dla produkcji jest jak najszybsze przywrócenie maszyny do pracy. Również w tym przypadku głównym zadaniem managera odpowiedzialnego za obszar jest skracanie czasu napraw poprzez działania zapobiegawcze, takie jak skuteczne zaopatrzenie magazynu w niezbędne części zamienne. Ten miernik doskonale sprawdza się do oceny efektywności pracy działu serwisu lub, zgodnie z nomenklaturą, działu utrzymania ruchu. Szczególnie istotne staje się to, gdy taki dział funkcjonuje jako odrębny entytem od działu produkcyjnego. Stanowi on kluczowe narzędzie pomiarowe, umożliwiające obiektywną ocenę skuteczności podejmowanych działań w obszarze utrzymania sprzętu i serwisu, co bezpośrednio przekłada się na ogólną efektywność działalności organizacji.

Wskaźnik realnego czasu produkcji: jest to stosunek rzeczywistego do planowanego czasu produkcji.

Wskaźnik efektywności wykorzystania maszyn (ang. OEE - Overall Equipment Effectiveness) 

jest to iloczyn trzech innych wskaźników:

• Dostępności – rozumianej jako procentowy czas, kiedy maszyna jest dostępna do pracy. Obniżamy dostępność na przykład poprzez awarie maszyny.
• Wydajności - rozumianej jako (procentowa) aktualna wydajność maszyny w stosunku do założonej normy.
• Jakości – rozumianej jako procent produkowanych wyrobów, które są dobrej jakości.

Wskaźnik wylicza się według wzoru: OEE = dostępność x wykorzystanie x jakość. Każdy nieplanowany przestój, wyprodukowanie wadliwego elementu czy praca w niższej wydajności jest marnotrawstwem zasobów, którego możny uniknąć.

Innymi wskaźnikami mogą być np.: ilość braków, części wadliwych czy ilość odpadów.

Podsumowanie

Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) są narzędziami służącymi do oceny realizacji celów biznesowych. Każda firma korzystająca z KPI lub podobnych systemów zarządzania celami powinna zapewnić obecność wskaźników oceny efektywności, które umożliwią obiektywną ocenę postępów na podstawie konkretnych danych liczbowych, a nie subiektywnych opinii. Te wskaźniki umożliwiają właściwą ocenę efektywności podejmowanych działań oraz monitorowanie osiąganych rezultatów w sposób oparty na faktach.

KPI powinno dostosowywać się do konkretnego przedsiębiorstwa i kluczowych procesów w łańcuchu wartości firmy.

Analogicznie wybierając KPI opisujące proces produkcji należy zawsze brać pod uwagę:

• specyfikę konkretnej firmy,
• branże w jakiej działa
• specyfikę samego zakładu produkcyjnego.

Każda z tych trzech zmiennych będzie implikowała inne planowanie działań w sytuacji awaryjnej. W zapewnieniu dostępności części zamiennych czy też przy zawieraniu umów z dostawcami/ kontrahentami i kooperantami.

Skorzystaj ze szkolenia

Kaskadowanie celów i KPI. Jak zbudować strategię działu i Action Plan?