BSC czy KPI? Jaki system zarządzania ukierunkowanego na wyniki wybrać dla organizacji?

Przedsiębiorstwa muszą skutecznie zarządzać swoimi zasobami, procesami oraz ludźmi, aby osiągać wyznaczone cele. Dlatego, aby monitorować postępy w ich osiąganiu warto wykorzystywać systemy zarządzania, które pomagają na bieżąco reagować na pojawiające się zarówno szanse jak i zagrożenia płynące z otoczenia. Odpowiednio dobrany i skonstruowany system zarządzania zorientowany na wyniki dostarczy kadrze zarządzającej niezbędnych informacji do podejmowania trafnych decyzji i stanie się systemem „wczesnego ostrzegania”

Właściwy system zarządzania zorientowany na wyniki wspiera zarówno codzienne funkcjonowanie organizacji, jak i długoterminowe strategie. Pozwala to skuteczniej planować i realizować cele strategiczne. Nieodpowiednio dobrane narzędzie zarządzania lub jego niewłaściwe wykorzystywanie może prowadzić do błędów w ocenie wyników. A w przypadku braku spójności w działaniach, może skutkować demotywacją zespołów a nawet do utraty konkurencyjności.

W tym artykule omówimy kluczowe różnice między systemami KPI i BSC, przedstawimy ich mocne oraz słabe strony, a także pokażemy czy jest możliwe połączenie obydwu systemów, tak aby pomóc w podjęciu świadomej decyzji o wyborze najlepszego systemu zarządzania dla danej organizacji.

System KPI

Key Performance Indicators to narzędzie służące do pomiaru realizacji celów organizacji, efektywności i sprawności procesów, a także efektywności i skuteczności podejmowanych działań lub. KPI pomagają menedżerom i pracownikom monitorować postępy w realizacji zakładanych efektów a następnie podejmować decyzje oparte na obiektywnych danych, najlepszych na dany moment. Wskaźniki te mogą dotyczyć zarówno obszarów operacyjnych, jak i strategicznych, dlatego też są szeroko stosowane w różnych obszarach funkcjonalnych organizacji.

Mocne strony systemu KPI

• Skupienie na efektach. KPI dostarcza jasnych, mierzalnych efektów, co pozwala pracownikom i zespołom na skupieniu się na osiąganiu założonych celów.
• Elastyczność. Organizacje mogą dowolnie definiować swoje KPI w zależności od specyfiki branży, czy obszaru, którego dotyczą.
• Łatwość wdrożenia. KPI są relatywnie łatwe do wdrożenia, a ich wdrożenie nie wymaga skomplikowanych procesów analizy.
• Motywacja dla pracowników. Regularna ocena wyników poprzez KPI może motywować zespoły do działania, a także dostarczać informacji zwrotnej o efektach podejmowanych przez nich działań.

Słabe strony systemu KPI

• Brak kontekstu strategicznego. KPI mogą być wybierane na podstawie bieżących potrzeb bez uwzględnienia długoterminowej strategii. W wielu przypadkach prowadzi to do pomiaru wskaźników, które nie zawsze odzwierciedlają strategiczne cele organizacji.
• Zalew danych. Bez właściwego wyboru i powiązania wskaźników, organizacja może być przytłoczona nadmiarem danych, które nie wnoszą wartości zarządczej.
• Silosowe podejście. KPI mogą być wdrażane tylko w określonych obszarach funkcjonalnych , co utrudnia zapewnienie spójności i nie promuje współpracy pomiędzy jednostkami biznesowymi.

System BSC

System Balanced Scorecard to system zarządzania strategicznego, zaprezentowany przez Roberta Kaplana i Davida Nortona w 1992 roku. Koncentruje się na realizacji wizji organizacji poprzez przełożenie strategii na cele i KPI oraz działania strategiczne w czterech perspektywach. Jest to perspektywy finansowa, klienta, procesów wewnętrznych oraz rozwoju i nauki. Ostatnio narzędzie zostało wzbogacone o piątą perspektywę, która uwzględnia aspekty ESG.

Kluczową zaletą BSC jest powiązanie celów i opisujących ich KPI w ramach4/ 5 perspektyw w logiczne związki przyczynowo-skutkowe.

Mocne strony systemu BSC

• Zintegrowane podejście strategiczne i operacyjne. BSC wiąże cele strategiczne z konkretnymi wskaźnikami oraz działaniami co zapewnia spójność na wszystkich poziomach organizacji.
• Holistyczne spojrzenie. System uwzględnia nie tylko aspekty finansowe, ale także potrzeby klientów, wewnętrzne procesy oraz rozwój kompetencji organizacji i zasobów ludzkich oraz technologii .
• Kaskadowanie celów. Dzięki BSC organizacja może skutecznie przekładać cele strategiczne na cele operacyjne w różnych obszarach funkcjonalnych, co wspiera zarządzanie na różnych poziomach zarówno biznesowych jaki wspierających w organizacji.
• Długoterminowa perspektywa: BSC pomaga organizacjom skupić się na realizacji długoterminowej strategii, zamiast wyłącznie na wynikach krótko i średnioterminowych.

Słabe strony systemu BSC

• Złożoność wdrożenia. Implementacja BSC może być czasochłonna i wymagać zaangażowania wielu zasobów z różnych obszarów, włączając w to Zarząd. Organizacje muszą dopracować swoją strategię oraz swoją pozycję rynkową, tak aby można było ją przełożyć na zestaw spójnych celów, KPI i działań.
• Złożoność zarządzania. Złożoność wynikająca z konieczności monitorowania wielu wskaźników z różnych perspektyw w powiązaniu z realizacja działań wymaga dłuższej praktyki i przeprowadzania regularnych przeglądów wg określonej metodyki.
• Potrzeba zmiany kultury organizacyjnej. Wdrożenie BSC wymagawdrożenie kultury zarządzania strategicznego, co nie zawsze jest łatwe do osiągnięcia w firmach z silnie zakorzenioną kulturą operacyjną.

Porównanie obu systemów

Zarówno system KPI, jak i BSC są skutecznymi narzędziami zarządzania, ale różnią się składowymi, perspektywą, zastosowaniem oraz podejściem do monitorowania wyników i sterowania działaniami.

System KPI jest bardziej elastyczny skupiając się na mierzeniu konkretnych wyników bez konieczności wdrażania złożonej, długofalowej strategii. Z kolei system BSC jest bardziej rozbudowany i łączy cele strategiczne z operacyjnymi, i oferując całościowe spojrzenie na organizację.

System KPI to:

• Szybsze i łatwiejsze wdrożenie.
• Koncentracja na mierzeniu efektów na poziomie operacyjnym.
• Może prowadzić do nadmiaru wskaźników i braku kontekstu strategicznego.

System BSC to:

• Holistyczne podejście do zarządzania z koncentracją na strategii.
• Trudniejszy i bardziej czasochłonny do wdrożenia.
• Zapewnia spójność pomiędzy celami strategicznymi a operacyjnymi.

Czy można połączyć BSC z KPI?

Chociaż systemy KPI i BSC to dwa różne podejścia do zarządzania, mogą one działać w pełnej harmonii, wzajemnie się uzupełniając. Elementem, który łączy te dwa systemy są kluczowe wskaźniki efektywności.

W metodyce BSC KPI pełnią funkcję mierników realizacji celów strategicznych w czterech perspektywach działalności:

• finansowej,
• klientów,
• procesów wewnętrznych
• rozwoju kompetencji i technologii.

Z kolei system KPI może funkcjonować jako narzędzie operacyjne, służące do bieżącej oceny efektywności w wybranych obszarach organizacji

Aby połączyć oba systemy, można przyjąć następujące podejście:

Wykorzystanie KPI jako mierników w BSC

W systemie BSC KPI pełnią funkcję narzędzi pomiarowych w ramach każdej z perspektyw. Oznacza to, że wybór KPI opiera się na doprecyzowaniu celów strategicznych  zdefiniowanych w BSC. W ten sposób możemy zintegrować działania operacyjne i strategiczne ze wskaźnikami efektywności. Zamiast tworzyć przypadkowy zestaw KPI, które mogą nie odzwierciedlać najważniejszych celów organizacji, BSC pomaga w selekcji tych wskaźników, które mają kluczowe znaczenie dla realizacji strategii.

Kaskadowanie celów i KPI

Jednym z fundamentów BSC jest kaskadowanie celów i KPI, czyli przełożenie strategicznych celów i KPI na cele i KPI operacyjne na różnych poziomach organizacji. Na poziomie funkcjonalnym mogą być wdrażane KPI mierzące efektywność codziennych działań i procesów. Jednocześnie wspierają one realizacje celów i KPI strategicznych. Te operacyjne KPI są ściśle powiązane z celami wyższego szczebla, co zapewnia spójność i transparentność na każdym etapie realizacji strategii. W ten sposób KPI, które funkcjonują na poziomie obszarów funkcjonalnych, bezpośrednio wspierają realizację celów strategicznych określonych w BSC.

Monitorowanie operacyjne i strategiczne

KPI mogą służyć do monitorowania bieżącej działalności operacyjnej, podczas gdy BSC koncentruje się na realizacji długoterminowych celów strategicznych. Połączenie tych dwóch podejść umożliwia organizacji uzyskanie pełnego obrazu swojej efektywności. Wiele mierników operacyjnych wnosi istotną wartość analityczną uzupełniającą do KPI strategicznych „ostrzegawczych” zawartych w BSC. Zarówno w krótkiej, jak i długiej perspektywie czasowej. KPI mogą mierzyć efektywność produkcji w danym miesiącu. BSC pozwala ocenić, jak te wyniki przyczyniają się do realizacji długoterminowej wizji rozwoju firmy w ciągu trzech lat.

Adaptacja i doskonalenie

Systemy KPI i BSC mogą współpracować w procesie ciągłego doskonalenia. Wyniki operacyjne mierzone za pomocą KPI mogą dostarczać informacji zwrotnej, które mogą wpłynąć na modyfikację celów strategicznych w BSC. Analogicznie, BSC może dostarczyć wytycznych do zmiany lub wprowadzenia nowych KPI, jeśli potrzeby strategiczne firmy się zmienią. Takie podejście tworzy cykl adaptacji. W ramach niego działania operacyjne i strategia są regularnie dostosowywane do zmieniających się warunków rynkowych i biznesowych.

Podsumowanie

Wybór między systemami KPI a Balanced Scorecard zależy od potrzeb organizacji i jej strategii. System KPI jest idealnym rozwiązaniem dla firm, które potrzebują szybkiego sposobu monitorowania i poprawy efektywności. System BSC sprawdzi się w organizacjach, które chcą skutecznie wdrożyć i monitorować długoterminową strategię. Kluczem do sukcesu jest zrozumienie, jakie są priorytety organizacji i umiejętne dostosowanie odpowiedniego systemu zarządzania.

Połączenie systemów KPI i BSC pozwala na uzyskanie całościowego obrazu działalności organizacji – od codziennych wyników operacyjnych, po długoterminową realizację strategii. Dzięki takiemu zintegrowanemu podejściu mogą także zapewniać spójność między celami krótkoterminowymi i strategicznymi.

Ostatecznie, zarówno system KPI, jak i BSC oferują wartościowe narzędzia. Przy odpowiednim ich wdrożeniu, mogą prowadzić do wzrostu efektywności i spektakularnego sukcesu organizacji.

Sprawdź nasze szkolenie

Wdrożenie strategii w oparciu o narzędzia Balanced Scorecard

Kaskadowanie celów i KPI. Jak zbudować strategię działu i Action Plan?